デザインデータのバックアップは、みなさんどうしていますか。
データ入稿が終わったあと、整理しないまま外付けHDDに保存していませんか。
クラウドでバックアップする場合でも、外付けHDDなどにアナログでバックアップする場合でも、終わった仕事のデータは、あとから探すことになるかもしれません。
そのとき、きちんと整理してバックアップしてあれば、ほとんど迷うことなく昔のデータを取り出すことができます。
ここでは、膨大になりがちなデザインデータのバックアップ方法や保管方法を紹介します。
この方法を使えば、10年後でも迷わずデータを探し出せるようになります。
IllustratorやPhotoshop、フォルダの名前が重要
デザインデータのバックアップや保管方法を紹介する前に、まず大切になるのが、IllustratorやPhotoshopのデータ名、そしてフォルダ名の付け方です。
名前の付け方をきちんとルール化しておくことで、データ整理がとても楽になります。
ここで紹介する付け方を参考にしていただければ、あとからデータを探すときにも役立つと思います。
仕事のフォルダ名
実際に仕事に取りかかる前に、まずは案件用のフォルダを作成します。
私自身、いろいろな方法を試してきましたが、以下のようなフォルダ名にしておくと、あとからデータを探す時間をかなり減らすことができました。
- クライアント名：これからデザインをする会社の名前
- 仕事内容：ここに具体的な仕事の内容を入れていきます。単純に「名刺」とか「会社案内」、「カタログ」という端的な名前にしましょう。
- 仕様：ここには具体的なデザインするサイズやページ数、看板だったら「w900h1800」みたいサイズをいれておくと良いでしょう。
項目ごとの区切りがつながっていると読みづらくなるため、「_（アンダーバー）」または半角スペースで区切るようにしましょう。
実際にフォルダ名を作ってみると、以下のような形になります。
Illustratorのファイル名の付け方
続いてはAdobe Illustratorのファイル名の付け方ですが、これは意外と単純で先程のフォルダ名を英文字にしましょう。
そして、その逆もあります。
ですから、以下のような英文字にしておくと良いでしょう。
Photoshopのファイル名の付け方
photoshopのような画像データの場合、ひとつのデザインの中で何枚も使うことがほとんど。
Illustratorで入稿データを作成するときは、上部メニューの「ファイル」から「パッケージ」を選択して作成することが多いと思います。
現在のIllustratorでは、同じ名前のファイルがあっても「ファイル名-1」「ファイル名-2」のように自動で名前を変更し、再配置してくれます。
そのため、大きな問題になることは少ないかもしれません。
しかし、それでも同じファイル名が複数ある状態は、あまり気持ちの良いものではありません。
ということで私がいつも画像データにつけているファイル名はこんな感じで付けています。
- クライアント名：これからデザインをする会社の名前
- 画像の説明：どういう画像なのか、例えばただの男性ではなく「肘をつくビジネス男子」とか、詳しく名前を付けるのがコツです。
- 画像番号：撮影した画像だと「DSC_148644861.jpg」とか「加工した日付」でもいいと思います。
最後に、Photoshopの画像データについてです。
デザイン制作において、Photoshopの画像データはIllustratorのようにメインとなるデータではなく、どちらかというとIllustratorに配置する部品のような扱いになることが多いと思います。
そのため、Illustratorに配置する画像は、下記のように専用のフォルダを作成し、その中にまとめて管理するようにしましょう。
作業中のフォルダの整理
実際にデザインを進めていく中で、クライアントから原稿を受け取ったり、ネットで素材を購入したりすることもあると思います。
そのほかにも、都度発生する修正データなど、制作期間が長くなるほどフォルダの数は増えていきます。
そうしたときに、きちんとファイル管理ができていれば、何がどこにあるのかをすぐに把握できます。
下の画像は一例ですが、私が仕事をする際は、ここまで紹介したルールに沿ってフォルダを作成し、データを管理しています。
- /0304修正：修正依頼が来た日付を付けておけば、次の修正のタイミングもだいたい分かります。
- /Adobe Stock：デザインする際にサンプルとして使っている素材をしまっておくフォルダです。Shutterstockや123RFなど、サービス毎に分けておくよ便利です。
- /原稿：この中に、追加原稿が来るたびにさらに日付を付けてフォルダを作っておくと便利です。
- /使用画像：原稿で届いて処理したものや、Adobe Stockなどでダウンロードしてコラージュしたりした画像を入れておくフォルダです。
それでは、それぞれのフォルダの中身を展開して見ていきましょう。
普段デザインをしていると、案件の内容にもよりますが、だいたいこのくらいのフォルダ数になることが多いです。
終わった仕事のファイル名
無事、校了になり印刷会社へ入稿することになました。
入稿ファイルのフォルダ名は以下のように決めています。
最初に決めたフォルダ名の一番前に「入校日」を追加しただけです。
フォルダ内の変更日を見れば、入校日がわかりますがこれは確実な確認方法ではありません。
そして今まで作業していたフォルダを「素材」という名前に変更して先程の入稿したフォルダを一緒にしておきます。
入稿データと、これまで作業していたIllustratorやPhotoshopのデータが混在することになりますが、フォルダごとに分けて管理しているため問題ありません。
また、「素材」フォルダの中にあるデータを使用する場合でも、入稿データと一緒に管理できていれば問題なく対応できます。
以上が、ファイル名やフォルダ名の付け方についての説明です。
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デザインデータのバックアップやファイル管理方法
デザインの仕事といっても、その内容は多岐にわたります。
チラシやリーフレット、名刺や看板、パンフレット、カタログなど、小さなものから大きなものまでさまざまです。
そのため、自然とデータ量も多くなり、1年も経てば100件以上のバックアップデータであふれてしまうこともあります。
そうなったときに、どのデータがどこにあるのかをひと目で分かるようにしておくことが大切です。
何年か経ってから、「あのときのあのデータが見つからない」ということも度々あります。
そうならないためにも、今回紹介したような方法でデータを整理しておくことをおすすめします。
膨大なデザインデータのバックアップは年代で分ける
いろいろなバックアップ方法を試してきましたが、やはり年代別に分けてバックアップしておく方が、あとからデータを見つけやすいと感じています。
あまり多くはお見せできませんが、2022年のフォルダ内はこのような感じです。
これとは別に、クライアントごとのバックアップフォルダもあるため、案件数でいうと150件以上あることが分かりました。
ちなみに、大小含めて最も案件数が多かったのは、2015年の246件でした。
あのころは本当に忙しかったです。💦
仕事が多いクライアントのデザインデータは個別に分ける
年別でバックアップしたあと、その中でも特に仕事量が多かったクライアントに関しては、クライアントごとに専用のバックアップフォルダを作成して管理するのがおすすめです。
そうすることでスムーズにデータの出し入れができて時間短縮につながるんです。
毎月使うなら分かりやすく保存しておくのが良いでしょう。
バックアップをするタイミング
バックアップするタイミングは仕事量にもよりますが、遅くても1ヶ月に1回は、データ整理も兼ねてバックアップするようにしましょう。
私の場合、2ヶ月ほど放っておくと、整理するだけで1時間以上かかってしまうことがあります。
まとめ
ということで今回は、「デザインデータのバックアップや保管方法！10年後も忘れないファイル管理術」という内容でお届けしました。
この方法で整理しておけば、10年前のデータであっても比較的スムーズに見つけることができます。
実際に私も、この方法で10年以上前からデータを管理していますが、ほとんど迷うことなく必要なデータを探せています。
……と言いたいところですが、さすがに10年前のデータとなると、たまに探すこともあります。
それでも、ルールを決めて整理しておくことで、何も考えずに保存していた場合よりも、はるかに見つけやすくなります。
